Adressering

Adresserad direktreklam (ADR) kan vara alltifrån en enkel adress på ett vykort, till komplexade variabelprintade brev som plastas ihop med en broschyr. Här berättar vi mer om adressering med inkjet och laserprint, hur man kan jobba med variabelprint, hur GDPR har ett vakande öga över allt vi gör med adresser och hur postinlämningar går till på de nordiska marknaderna.

Inkjetadressering

Inkjet (”bläckstråleteknik”) är en enkel och billig teknik för adressering. Den lämpar sig väl för ”enkel adressering”, dvs namn och adress printat på baksidan av en broschyr, folder eller vykort.

Det finns olika tekniker inom inkjet.

Den enklaste bygger på små behållare (”cartridge”) av motsvarande typ som används i en inkjetskrivare för hemmabruk. Dessa är billiga i inköp, men har en högre löpande kostnad för själva bläcket. En fördel är att det är möjligt att byta ut en behållare mot bläck av en annan färg än svart, oftast blått. En annan fördel kan vara att man kan printa på glansiga ytor om bläcket är UV-baserat.

För stora volymer finns en typ där man har betydligt större behållare, där bläcket kan fyllas på. Det är betydligt större investeringar, men den rörliga kostnaden är i gengäld lägre.

Ytan man kan printa med inkjet brukar mätas i tum. De minsta inkjethuvuden är 1″ och räcker om man endast printar adress. Det är också ganska vanligt med 2″, där man utöver adress kan få plats med postsorteringskoder etc. De största inkjethuvuden är 4″ och täcker alltså ca 10 cm bredd, längs papperet i den riktning man matar in papperet när man printar. För att täcka en större yta kan man kombinera flera huvuden, så för att täcka ett A4 brukar det räcka med 2st 10″ huvuden som går längs långsidan av papperet.

Enkla och framförallt gamla inkjetskrivare kan vara mycket taggiga, men idag finns ingen anledning att använda taggig inkjet utan man kan välja leverantörer med högupplöst inkjet. Sådan modern inkjet används även för variabelprint, se nedan.

Något som ofta glöms bort är att det för de flesta inkjetskrivare går att välja på olika typsnitt, så man kan få riktigt snygg inkjetprint numera!

Laserprint

Laserprint motsvarar en vanlig laserskrivare för hemmabruk, men är ofta rullbaserade för höga volymer. Ofta printar man i svart på offsettryckt stomme. Till skillnad från inkjet så täcker laserprint hela papperet (eller en sida av papperet), så man blir inte lika begränsad. Nackdelen är att priset är betydligt högre.

Laserprint lämpar sig väl till avancerad variabelprint. Man kan tex ha kundunika brevtexter och inte bara printa adressen.

För 15 år sen var det stor skillnad mellan laserprint och inkjetprint. Idag har inkjet närmat sig kvalitetsmässigt och den kan också täcka större ytor om man har tillgång till flera 4″ huvuden. Inkjet är i regel betydligt billigare än laserprint.

Andra tekniker med samlingsnamnet digitaltryck rör sig i gränslandet mellan inkjet och digitaltryck när det gäller print i färg.

Variabelprint

Variabelprint (även ”personifiering”) innebär att varje trycksak är unik för mottagaren. Vi räknar inte in enkla adresseringar här, då man bara printar adress.

I sin enklaste form är variabelprint en brevtext med ”Hej Kalle!”. Mer avancerat är tex bonusutskick, där varje kund ska få en redovisning av hur många kundklubbspoäng de tjänat in, vilken bonus de ska få – kopplat till en unik streckkod, kanske ett riktat erbjudande utifrån detta etc.

ICA bröt ny mark i mitten av 00-talet med sina inkjetprintade variabla kundklubbsutskick med kundunika erbjudanden baserade på av man köpt. Sedan dessa har kvaliteten på fyrfärgsprint avsevärt förbättras, samtidigt som priset sjunkit (men det är fortfarande betydligt dyrare än traditionellt tryck i kombination med inkjetadressering).

Beroende av upplagans storlek så kan det göra stor prisskillnad om man bara personifierar i svart text, eller om man ska byta ut bilder i färg, då det styr vilken teknik man behöver använda.

Printkorr

Vi har nog alla sett problem såsom en persons namn och en annan persons adress. I samband med adressprint eller variabelprint bör man alltid ha ett printkorr (korrekt ”printkorrektur”), vilket är ett sätt att säkerställa att olika delar av en adressering eller variabelprint:

Vi rekommenderar att inte godkänna PDF-korr för tryck innan man godkänner printkorr. Det beror på att ibland kommer man i samband med printkorret på att något som man satt som tryckt text skulle passa bättre som printad (variabel) text.

GDPR

För all hantering av adresser (läs: ”personuppgifter), såsom vid adressering, krävs ett GDPR-avtal och att man följer direktiven i GDPR.

GDPR reglerar konsumenters skydd vid hantering av personuppgifter inom EU. Ett GDPR-avtal (formellt ”personuppgiftsbiträdesavtal”) krävs mellan alla parter som hanterar personuppgifter såsom adresser. Att bryta mot dessa regler kan bli kostsamt – upp till 4% av företagets årsomsättning.

Personuppgiftsansvarig

Den som tex har en kundklubb där man samlat in personuppgifter så är man personuppgiftsansvarig. För att lämna över några av dessa uppgifter krävs att man har ett GDPR-avtal med den som tar emot dem, det så kallade ”personuppgiftsbiträdet”. Personuppgiftansvarig behåller alltid huvudansvaret och ansvarar även för det biträdet gör.

Personuppgiftsbiträde

Den som tar emot personuppgifter för någon typ av bearbetning, såsom adressprint, kallas personuppgiftsbiträde. Ett personuppgiftsbiträde får inte ta emot personuppgifter utan ett GDPR-avtal, så att ha ett avtal på plats ligger i allas intresse. Personuppgiftsbiträdet får inte föra vidare personuppgifterna till tredje part, utan att det har avtalats med personuppgiftsansvarig.

Underbiträde

I de fall personuppgiftsbiträdet i sin tur anlitar en tredje part för tex själva adresseringen, kallas denna part underbiträde. Mellan personuppgiftsbiträde och underbiträde måste ett motsvarande GDPR-avtal finnas och användandet av underbiträde måste därtill vara godkänt i GDPR-avtalet mellan personuppgiftsansvarig och personuppgfitsbiträde.

Övergripande krav

I de övergripande kravet som ska täckas av ett GDPR-avtal ligger bland annat att överföring av personuppgifter ska ske via säker kommunikation, lagring ska ske krypterat, utrensning ska ske automatiskt efter produktionen är avslutad och all hantering ska loggas. Därtill ska all personal som hanterar uppgifterna ha sekretessavtal.

F&P som exempel

Vi på Fridholm & Partners har självklart GDPR-avtal med de kunder där vi sköter adresseringar och med de leverantörer som hanterar adresser. Våra kunder är alltså personuppgiftsansvariga, vi är personuppgiftsbiträde och den som adresserar är underbiträde. All vår personal har sekretessavtal. Hos oss är du i trygga händer.

Postinläming

Med postinlämning menas att lämna in adresserade (eller oadresserade) försändelser till ett eller flera postverk. Det kan verka enkelt och självklart, men det gäller ett följa respektive regelverk för att undvika merkostnader.

Postinlämning i Sverige

I Sverige har vi ett par aktörer på postutdelning. Störst är statliga PostNord, som täcker alla hushåll i Sverige.

Största konkurrenten är Citymail, som har funnit i flera årtionden. På senare år har man byggt ut sin kapacitet, från att enbart täcka storstadsområdena Stockholm, Göteborg och Malmö till att nu täcka mer än hälften av Sveriges hushåll.

En uppstickare är MTD, vilket tidigare betydde MorgonTidningsDistribution, men numera står för MorgonTidig Distribution. Man har alltså rötterna i tidningsutdelning, vilken alla vet har minskat, så man håller på att stöpa om sin verksamhet.

För oadresserad reklam (ODR) finns även SDR – Svensk Direktreklam som en aktör. Deras affärsidé är att dela ut på helgerna, huvudsakligen med skolungdomar.

Under det senate decenniet har aktörerna kämpat mot varandra i domstol och via Post- och Telestyrelsen. Det har lett till att PostNord infört en regel att namnet på det företag vars kundnummer postinlämningen skett på måste stå på försändelsen. Därtill får det stå en ”returadress”. Därför kan man se kuvert med text av typen ”Postinlämnare: Citymail …. Returadress: Företaget”.

Att Citymail ibland varit postinlämnare är ett sätt för dem att erbjuda sina kunder 100% täckning, så de själva delar ut där de kan och så skickas resten via PostNord.

Det vanligaste är att företag själva tecknar portoavtal med PostNord och eventuellt även Citymail och att den som postinlämnar gör det på företagets kundnummer, så postfakturan går utan mellanhänder direkt till kunden.

Utdelningsprinciper är på väg att förändras

Citymails postutdelning

Citymail hade sedan starten principen att 1 brevbärare cirkulerar på 3 områden, så man besökte en brevlåda var tredje dag. För närvarande (2021) delar man ut var 4:e dag.

PostNords postutdelning

PostNord håller våren 2021 på med en liknande förändring, där man tänker sig att besöka en brevlåda varannan dag. Först ut är Skåne och tanken är att hela landet ska ha denna lösning inför 2023.

Det kan vara lite lurigt att räkna på hur detta påverkar. Om man skickar A-post idag till en brevlåda som råkar ha utdelning imorgon, så kommer brevet fram precis som tidigare, men om brevlådan inte råkar ha utdelning imorgon, så kommer brevet istället ta 2 dagar.

Reklam skickas i allt väsentligt med B-post, som ADR eller andra tjänster, där PostNord tidigare haft 3 dagars utdelning.

Om man haft mindre utskick, på säg upp till 100.000 försändelser (det beror lite på storlek) så har man kunnat räkna med att ingenting kommer ut dag 1, något lite i storstadsregioner eller i närheten av postinlämningen kommer ut dag 2 och det allra mesta kommer ut dag 3, då allting ska vara utdelat.

Framöver kan man tänka att hälften av det som skulle komma ut dag 3 kommer att dröja till dag 4, eftersom bara hälften av brevlådorna besöks en given dag.

Om man har haft stora utskick på säg 300.000 eller fler, med utökad sortering, så har man tidigare kunnat räkna med att mer än hälften kommer ut redan dag 2 och resten dag 3. Där kommer nu hälften från dag 2 förskjutas till dag 3 och ”hälften av resten” kan bli dag 4, men enligt den info vi fått från PostNord kan vi räkna med att lejonparten är utdelad dag 3 såsom tidigare.

Postinlämning i Norden

Till skillnad från Sverige så finns det få alternativ på övriga nordiska marknader. Konkurrensen i Sverige har sannolikt varit avgörande för att Sverige idag har ett förhållandevis konkurrensmässigt statligt postverk, till skillnad från våra grannländer.

Postinlämning i Danmark

I Danmark har man succesivt försämrat villkoren för postutdelning. Man har beskattat oadresserad reklam, man har tvingat befolkningen att ha digital brevlåda för myndighetspost, man har höjt portot och glesat ut utdelningstakten. Det gör att Danmark idag har minst post bland de nordiska länderna. För svenska företag har man i princip valet att postinlämna i Sverige till PostNord (då tillkommer en kostnad för att köra godset till Danmark, om man inte har små volymer som man kör med svenskt utlandsporto) eller postinlämna i Danmark till PostNord för inrikesporto.

Tidigare fanns monopol i Danmark för vissa posttjänster men inte andra. Det fanns monopol upp till 50g, men ett undantag för viss post om den inte var personifierad. Adress var tillåten, men alltså inte ”Hej Kalle”. Vid ett tillfälle hade Ellos printat ”Hej Kalle” och vi stod inför en katastrof. Det löste vi genom att trycka upp 3st vykort i tjockt papper och stoppa i försändelsen så vi kom över 50g. Det var ändå väsentligt billigare än att betala fullt porto hos Post Danmark…

Postinlämning i Norge

I Norge skaffade norska Posten nya postsorteringsmaskiner i slutet av 00-talet. Dessa var mycket känsliga och man satte stora begränsningar i vilka format man fick skicka med rabatterat porto och hur adressen och hela layouten skulle utformas.

Faktum är att vi på Fridholm & Partners har testat gränserna i Norge också, då vi lusläst reglerna och kört max tillåtna format. Efter det minskades maxformatet. 😉

Norge var redan tidigare dyra på porto. Delvis beror det sannolikt på att det är ett stort land med låg befolkning. För svenska företag kan man välja på att postinlämna i Norge vid större upplagor, eller köra utrikesporto hos PostNord och postinlämna i Sverige för låga upplagor.

Postinlämning i Finland

I Finland har Posti i mitten av 10-talet investerat i liknande maskiner som norska posten och vi ser motsvarande utveckling där nu, från att ha varit den enklaste och billigare postmarknaden i Norden.

Ökat porto och kraftiga och ur både marknads- och produktionssynpunkt svårbegripliga begränsningar i format och viktgränser har gjort att adresserad reklam har minskat kraftigt på bara några få år.

Samtidigt har man precis som i Sverige sett över utdelningstakten och valt den lite udda lösningen att inte dela ut på tisdagar. Samtidigt har man gått från 2 till 3 dagar för ekonomiporto, men det kan alltså bli 4 dagar då tisdagen inte räknas.

Postinlämning i EU

I resten av EU ser det ut på liknande sätt, med olika nationella statliga postverk, sammangående mellan dessa etc. Alla har olika regler och det ser inte ut som att att EU är på väg att samordna postmarknaderna. Bäst är att ha en partner som har koll på respektive postmarknad man agerar på.

Vi på Fridholm & Partners postinlämnar till alla nordiska postverk, (oftast) på våra kunders kundnummer. Vi postsorterar adresserna och postbuntar försändelserna efter respektive regelverk. Vi säkerställer att postinlämning sker på överenskommen dag.

Mer inspiration?

I vårt galleri hittar du exempel på Adresserad DirektReklam – ADR.